Quali strumenti utilizzi per monitorare i costi? Ti affidi ad un professionista al quale chiedi un resoconto complessivo periodicamente? Oppure guardi solo l’estratto conto?
Abbiamo parlato dell’importanza di monitorare i costi aziendali, ti abbiamo dato qualche consiglio e la possibilità di scaricare un modello Excel per iniziare ad avere una gestione personalizzata e monitorata dell’andamento aziendale. Adesso cerchiamo di capire quali sono i 3 strumenti più utilizzati per gestire e tenere sotto controllo costi, ricavi e margine identificando pregi e difetti di ognuno.
- I VANTAGGI DI UTILIZZARE EXCEL
Excel è un programma della Microsoft, un “foglio di calcolo” che dà la possibilità di effettuare calcoli, immettere formule e personalizzare il contenuto anche tramite grafici, tabelle ed altro.
–Gratuito: è uno strumento che tutti possono avere a disposizione in due modalità: tramite l’acquisto iniziale del pacchetto microsoft office, che non richiede nessun investimento aggiuntivo; o tramite l’utilizzo dei fogli google in drive, che offrono la possibilità di elaborare file excel, in modo completamente gratuito
– personalizzabile, consente di creare dei modelli di calcolo ad hoc, definire degli indicatori di performance (KPI) basati sulle specifiche esigenze dell’azienda e creare dei prospetti e dei grafici riepilogativi;
– semplice da imparare, basta poco per poter prendere un po’ di confidenza con questo strumento, soprattutto se si entra nell’ottica in cui qualsiasi cosa (o quasi) si pensi a livello di organizzazione, estrazione ed ordinamento dei dati con excel è possibile realizzarla, grazie al numero considerevole di formule disponibili.
– standardizzazione, risulta molto semplice standardizzare i processi di piccole e medie imprese che non presentano particolari eccezioni in bilancio. Per attività più grandi invece, occorre fare un piccolo compromesso fra la possibilità di redigere dei prospetti che possono semplificarci la vita e restituirci dei risultati chiari e la perdita di alcune specificità, soprattutto quando la nostra azienda si trova a dover affrontare molte eccezioni. Con il tempo e l’esperienza però, si possono trovare delle soluzioni adatte a risolvere questo tipo di difficoltà;
Le difficoltà
– non immediato, se non hai mai utilizzato un modello excel avrai bisogno di un piccolo supporto per approcciarti a questo strumento e comprenderne tutte le potenzialità, non scoraggiarti!
– limiti di archiviazione, excel ha alcuni limiti in termini di quantità di dati, soprattutto se si lavora con un singolo foglio, questo limite però risulta gestibile e facilmente superabile, riguarda principalmente chi ha bisogno di lavorare con grandi set di dati. - VALUTIAMO INSIEME FATTURE IN CLOUD
Un altro strumento molto diffuso ed interessante riguarda i programmi che coadiuvano la gestione della contabilità attraverso la registrazione delle fatture sia attive sia passive della società. Questi programmi, solitamente, offrono altri servizi correlati alla contabilità, come lo scadenziario, il preventivatore, la prima nota ed anche alcuni indicatori.
– facilità di gestione, generalmente risultano intuitivi e quasi immediati nella loro comprensione;
– organizzazione, forniscono una struttura di base per la pianificazione e conseguentemente per prendere dimestichezza con una visione più ampia della gestione, andando al di là della mera contabilità; Forniscono infatti degli indicatori chiave fra i più diffusi, come il servizio/cliente maggiormente profittevole, voci di costo, livello di tassazione ed altro.
Le difficoltà
– costo, non si acquista una volta e per sempre ma si supporta un costo mensile, variabile a seconda del pacchetto scelto;
– scarsa personalizzazione, sono servizi che devono adattarsi a tutti, pertanto, gli indicatori non sono perfettamente customizzabili sulla realtà societaria analizzata ma si rifanno a KPI che si suppone siano fra i più significativi;
– lettura del dato, se non si sa come leggere il dato, se non si è adeguatamente formati o se lo stesso non è significativo per la realtà stessa dell’azienda, la lettura o non sarà immediata o comunque risulterà poco utile. - QUANDO UTILIZZARE SOFTWARE TERZI
Alternativa simile alle fatture in cloud è la possibilità di sottoscrivere un abbonamento per un software a supporto del controllo di gestione. Opportunità da considerare nell’ottica di stabilire indicatori precisi da estrapolare, di strutturare la pianificazione e la contabilità con degli obiettivi chiari ma soprattutto avendo le competenze per leggere il dato senza il supporto di una consulenza esterna, altrimenti meglio demandare l’intera analisi ad un professionista che sappia customizzare il servizio in base alla realtà considerata.
E se voleste iniziare, in conclusione, qual è lo strumento migliore??? Naturalmente Excel! Con un po’ di buona volontà ed impegno sarà facile imparare a gestire i fogli di calcolo ed iniziare a vedere la propria realtà con un approccio e una visione diversi.
